Le Saviez-vous ? Les données personnelles

Qu’est-ce que le RGPD ?

Pour rappel, le RGPD est un règlement européen qui vise à garantir la vie privée des individus en encadrant la manière dont les entreprises, les organisations et les associations collectent, traitent et stockent les données personnelles.

Pourquoi les associations sont-elles concernées ?

Le RGPD s’applique à toute entité, quelle que soit sa taille, qui collecte et traite des données à caractère personnel. Une association est amenée à collecter et utiliser de nombreuses informations personnelles sur ses adhérents, bénévoles ou salariés telles que les noms, prénoms, adresses, certificats médicaux ou encore le paiement des cotisations. Elle est donc concernée par cette réglementation et se doit de protéger et d’utiliser les données personnelles qu’elle collecte de manière transparente et sécurisée.

Quels sont les grands principes du RGPD à respecter ?

Le RGPD repose sur quelques principes fondamentaux, dont  :

• la transparence  : toute personne dont les données sont collectées doit être informée de leur utilisation ;
• la détermination d’une finalité  : les données ne peuvent être utilisées que pour des objectifs clairs et légitimes (ex.  : gestion des inscriptions, organisation des activités, envoi de newsletters) ;
• la minimisation  : seules les informations strictement nécessaires à la finalité doivent être collectées ;
• la sécurité  : les clubs, en tant que responsables de traitement, doivent garantir une sécurité appropriée des données qu’ils détiennent afin d’empêcher, par exemple, un traitement non autorisé ou illicite, ou encore contre la perte ou la fuite de données ;
• le respect du droit des individus  : par principe, toute personne doit pouvoir demander et obtenir l’accès à ses données, les rectifier ou solliciter leur suppression.

En pratique, un club peut entamer une démarche de mise en conformité en  :

• informant clairement ses adhérents sur l’usage de leurs données, dès leur inscription ;
• limitant l’accès aux informations personnelles aux seules personnes qui en ont besoin (dirigeants, entraîneurs, trésoriers, etc.) ;
• sécurisant les fichiers et outils numériques en utilisant des mots de passe et en évitant des supports non sécurisés (clés USB, courriels non protégés) ;
• veillant à la bonne conservation des données (vérifier régulièrement les données stockées et supprimer celles qui ne sont plus nécessaires) ;
• obtenant le consentement des adhérents et personnes concernées avant toute communication promotionnelle ou tout partage de données avec des partenaires.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect du RGPD ?

Le non-respect du RGPD peut entraîner des conséquences multiples pour un club. Un signalement d’un adhérent à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), organe de contrôle de cette réglementation, pourrait amener cet organe à effectuer un contrôle et/ou à prononcer des sanctions financières importantes. La CNIL peut également décider de mettre en demeure publiquement un club, ce qui pourrait entraîner des répercussions négatives sur la réputation de ce dernier, amenant à une perte de confiance des adhérents. Ainsi, le respect du RGPD ne permet pas seulement de réduire le risque de sanctions pouvant être onéreuses, il permet également de renforcer la confiance de ses membres.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL via le lien suivant  : Sport amateur, professionnel et de haut niveau | CNIL